PENGERTIAN DAN JENIS-JENIS DOKUMEN

PENGERTIAN DAN JENIS-JENIS DOKUMEN

1.       Pengertian Dokumen

Secara etimologi kata dokumen berasal dari bahasa Inggris dan Belanda yaitu, document yang berarti sesuatu yang tertulis atau tercetak. Dokumen juga berarti segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disediakan, atau disebarkan.

2.       Jenis-Jenis Dokumen

Keberadaan dan penggunaan dokumen dalam kehidupan manusia telah berlangsung selama ribuan tahun yang lalu. Manusia menggunakan berbagai media untuk merekam suatu hasil karya yang sesuai dengan pengetahuan dan teknologi pada jamannya. Misalnya pada media tanah liat, kulit kayu, daun lontar, kayu, gading, tulang, batu, logam, kulit binatang, kertas perkamen dan lain-lain. Seiring dengan kemajuan teknologi media yang digunakan untuk merekam atau menyimpan hasil karya semakin canggih dan bervariasi.

Jenis-Jenis Dokumen dibedakan berdasarkan dari segi pemakai, fungsi, dan ruang lingkup serta bentuk fisk.

a.       Dari Segi Pemakaianya.

-          Dokumen Pribadi

Adalah dokumen yang dimiliki oleh perorangan dan menyangkut kepentingan pribadi.

Contoh: Paspor, KTP, Akta kelahiran, Ijazah dan SIM.

-          Dokumen Niaga

Dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli.

Contoh: Faktur, Cek, Nota, Kuitansi.

-          Dokumen Pemerintahan

Adalah dokumen yang berisi informasi tentang ketatanegaraan suatu pemerintahan.

Contoh: PP, UU, Perda dan Kepres.

-          Dokumen Sejarah

Adalah dokumen yang berisi informasi sejarah peradaban dan kebudayaan suatu bangsa.

Contoh: Naskah Proklamasi, Monumen.

b.      Dari Segi Fungsi

-          Dokumen Dinamis

Dokumen yang dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis, yaitu sebagai berikut.

a.       Dokumen dinamis aktif: Dokumen yang dipakai secara terus menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor.

b.      Dokumen semi aktif: Dokumen yang penggunaannya sudah menurun.

c.       Dokumen in aktif: Dokumen yang sudah sangat jarang digunakan.

d.      Dokumen statis: Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.

C. Dari Segi Ruang lingkup dan Bentuk fisiknya.

                -  Dokumen corporal

                - Dokumen literal

                - Dokumen privat